ANONİM ŞİRKETLERDE GENEL KURUL TOPLANTILARI
Genel kurul anonim şirketlerde yasal olarak bulunması gereken üç organdan biri olup şirketin en yetkili karar mercii olarak kabul edilmektedir. TTK m. 408/1 uyarınca kanunda açıkça belirtilen ya da esas sözleşmede yetki alanına bırakılmış konularda karar almaya yetkili olan genel kurulun bazı devredilemez yetkileri bulunmakta ve her halükarda yılda en az bir kere toplanması gerekmektedir. Toplantılarda anonim şirket pay sahipleri bir araya gelerek hesapların tasdiki, kazancın dağıtılması gibi temel konularda kararlar alır; şirketin diğer organlarının tayinini gerçekleştirir ve şirketin genel durumuna ilişkin müzakerelerde bulunur. Anonim şirketin faaliyetlerine ilişkin önemli birtakım kararların alınması ancak genel kurulun toplanmasıyla gerçekleştirilebilmektedir.
Anonim şirketlerin genel kurul toplantılarına ilişkin 6102 sayılı Ticaret Kanununda belirtilen usul ve esasların nasıl uygulanacağı Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul Ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik’te belirtilmiştir. Yönetmelikte genel kurul toplantılarının olağan, olağanüstü ve imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantısı olarak üç şekilde gerçekleştirilebileceği belirtilmiştir.
OLAĞAN GENEL KURUL & OLAĞANÜSTÜ GENEL KURUL TOPLANTILARI
Olağan genel kurul toplantıları şirketin her hesap devri için yapılması gereken rutin toplantılardır. 6012 sayılı TTK m. 408/2’de genel kurulun devredilemez görev ve yetkileri sayılmış, değişik hükümlerde öngörülen devredilemez yetkiler ise saklı tutulmuştur.
Buna göre TTK m. 408/2’de ve Yönetmelik m. 5/a’da belirtildiği üzere genel kurul;
- Şirket organlarının seçimine,
- Finansal tablolara,
- Yönetim kurulunun yıllık faaliyet raporuna,
- Kârın kullanım şekline,
- Dağıtılacak kâr ve kazanç paylarının oranlarının belirlenmesine,
- Yönetim kurulu üyelerinin ibraları ile faaliyet dönemlerini ilgilendiren ve gerekli görülen diğer konulara ilişkin müzakereler yapmak ve karar almak üzere toplanır
TTK m. 409/1’de belirtildiği üzere olağan genel kurul toplantısı, her hesap dönemi sonundan itibaren üç ay içinde yapılır. Buna göre hesap dönemi takvim yılı olan şirketlerde toplantılar yılın ilk üç ayı içinde, özel hesap dönemi olan şirketlerde ise hesap döneminin bittiği günü izleyen ilk üç ay içinde düzenlenmesi gerekmektedir.
Kanun metninden de anlaşılacağı üzere olağan genel kurulların toplanması anonim şirketler bakımından zorunlu bir uygulama olup ihtiyari nitelik taşımamaktadır. Olağan genel kurul toplantılarının yapılmaması ya da yapılası gerekenden geç bir tarihte yapılmasının kanunda öngörülen bir müeyyidesi bulunmamaktadır ancak genel kurul usulüne uygun düzenlenmediği halde sorumluluk doğar. Usule aykırı şekilde yapılan genel kurul toplantıları ve bu toplantılarda alınan kararlar dava konusu edilebilmekte, bu kararların iptali ve geçersizliği gündeme gelebilmektedir.
Olağanüstü genel kurul toplantıları ise belli bir zamanı olmayan, şirket için gerekli görüldüğü hallerde veya zorunlu ve ivedi sebepler ortaya çıktığı takdirde düzenlenen ve gündemini toplantı yapılmasını gerektiren sebeplerin oluşturduğu toplantılardır.
Gündeme bağlılık ilkesi olağan ve olağanüstü genel kurulların her ikisi için de esastır. Gündem maddeleri genel kurul çağrısında ilan edilir ve çağrıya eklenen belirsiz maddeler geçerli kabul edilmeyecektir. Gündem maddeleri toplantıda karar alınacak hususları dair açık ve net bir fikir vermelidir; pay sahiplerince anlaşılır olmalıdır.
Olağan genel kurul gündeminde bulunması gereken konuları kanun koyucu sınırlandırmada bulunmaksızın TTK m. 409/1’de saymış olmasına karşın olağanüstü genel kurul toplantılarının gündemi hakkında bir düzenleme getirmeyi tercih etmemiştir. Bunun sebebi, olağanüstü genel kurul toplantılarının toplanmayı gerektirecek sebeplerin varlığı halinde gerçekleşecek olması ve toplantıyı gerektirecek sebeplerin daha önceden bilinememesidir.
Genel kurul çağrısının usulüne uygun bir şekilde yapılabilmesi için; tüm pay sahiplerine, şirketin yetkili organlarınca, kanunda ve esas sözleşmede belirtilen şekil kurallarına uygun, toplantı gündemini, yerini ve zamanını açık ve net bir belirtir surette yapılması gerekmektedir. Toplantıya davet, ilan ve toplantı günü hariç toplantıdan en az iki hafta önceden yapılmalıdır. Çağrı Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi’nde ve İnternet sitesi açmakla yükümlü olan şirketler için internet sitelerinde de ilan edilir
Pay sahiplerini genel kurul toplantılarına çağırmaya yetkili organ kural olarak görev süresi sona ermiş olsa bile yönetim kuruludur. Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya devamlı olarak toplanamaması yahut toplantı nisabının oluşmasına imkân bulunmaması halinde, TTK m. 410/2’ye göre, mahkemeden izin alan pay sahibi genel kurulu toplantıya çağırabilir. Şirket sermayesinin en az 1/20’lik payına sahip olan veya esas sözleşmede öngörülmesi halinde daha azına da sahip olabilen azınlık pay sahipleri, yönetim kurulundan genel kurul çağrısı yapmasını noter aracılığıyla yazılı olarak ileterek isteyebilir. Yönetmelik m. 9/5 uyarınca mahkemece atanmış kayyım tarafından; şirket tasfiye halinde ise Yönetmelik m. 9/6 uyarınca tasfiye memuru da genel kurul çağrısı yapabilmektedir.
Genel kurul toplantıları kural olarak anonim şirketin merkezinin bulunduğu yer mülki idare birimi sınırları içinde yapılmaktadır. Toplantının şirket merkezinin bulunduğu mülki idare birimi dışında ya da yurt dışında yapılabilmesi esas sözleşmede açıkça düzenlenmesi şartına bağlanmıştır. Toplantı için yapılan çağrı ilanında; toplantı yerinin doğru, anlaşılır ve ayrıntılı biçimde belirtilmesi gerekmektedir.
TTK m. 434/1 uyarınca “Pay sahipleri oy haklarını genel kurulda paylarının toplam itibari değeriyle orantılı olarak kullanır.” Buna göre oy hakkının yalnızca genel kurula katılmakla kullanılabileceği anlaşılmaktadır. Genel kurul toplantısına katılmaya hakkı olan her pay sahibinin en az bir oy hakkı bulunmaktadır. Genel kurul çağrısında toplantıya katılabileceği ilan edilen pay sahibi kendisi katılabileceği gibi temsilcisi aracılığıyla katılım sağlayarak oy hakkını kullanabilir. Pay üzerinde kurulmuş bir intifa hakkının mevcudiyeti halinde ise kural olarak oy kullanacak olan kişi intifa hakkı sahibidir.
İMTİYAZLI PAY SAHİPLERİ ÖZEL KURUL TOPLANTISI
TTK m. 454’te belirtildiği üzere genel kurulun alacağı birtakım kararlar imtiyazlı pay sahiplerinin menfaatini etkilediği takdirde bu kararlar söz konusu pay sahiplerinin onayı olmadan alınamayacaktır.
İmtiyazlı pay sahiplerinin onayını gerektiren kararlar kanunda “Genel kurulun esas sözleşmenin değiştirilmesine, yönetim kuruluna sermayenin arttırılması konusunda yetki verilmesine dair kararıyla yönetim kurulunun sermayenin arttırılmasına ilişkin…” şeklinde sayılmış olup bu kararlar haricinde genel kurulda alınacak diğer kararlar için imtiyazlı pay sahiplerinin onayına ihtiyaç duyulmamaktadır.
TTK m. 454’e göre imtiyazlı pay sahipleri özel kuruluna çağrı yönetim kurulunca en geç genel kurul kararının ilan edildiği tarihten itibaren bir ay içinde yapılmalıdır. Aksi takdirde her imtiyazlı pay sahibi yönetim kurulunun çağrı süresinin bitimini izleyen 15 gün içinde mahkemeden bu kurulun toplantıya çağrılmasını isteyebilir. Çağrıya rağmen, süresi içinde özel kurul toplanamazsa, genel kurul kararı onaylanmış sayılır.
İmtiyazlı pay sahipleri özel kuruluna ancak genel kurulda alınan kararla menfaati zarar gören pay sahipleri katılabilecek olup genel kurul kararının kanuna aykırılığı yeterli olmayıp mutlaka imtiyazlı pay sahiplerinden birinin imtiyazını etkiliyor vaziyette olması gerekmektedir.
Özel kurul toplantısında, TTK m. 407’nci maddenin üçüncü fıkrası çerçevesinde, Bakanlık temsilcisi de hazır bulunur ve tutanağı imzalar.
Genel Kurul Toplantılarında Bakanlık Temsilcisi Bulunma Zorunluluğu
TTK m. 407/3 uyarınca TTK m. 333’te belirtilen anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulunması zorunludur. Belirtilen maddelere ek olarak Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik m. 32/(a)’da belirtilen şirketler de bakanlık temsilcisi bulundurmalıdır. Bakanlık temsilcisi bulundurma zorunluluğunun mevcudiyetine rağmen temsilci bulunmadan toplanan genel kurullarda alınan genel kurul kararı yok hükmünde sayılacaktır
Yönetmelik’te 09.10.2020 tarihinde yapılan değişikliğe göre genel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulunması zorunluluğu hakkında bazı değişiklikler yapılmıştır. Buna göre 32. maddede gerçekleştirilen değişikliğe göre artık, kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketler hariç olmak üzere tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık Temsilcisi bulundurma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yönetmelikte gerçekleştirilen diğer bir hususa göre 34. Maddede şirketlerin genel kurul toplantıları için bakanlığa temsilci başvurularının artık elektronik ortam üzerinden MERSİS sistemi aracılığıyla gerçekleştirecek olmalarıdır
Buna göre;
- Kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin bütün genel kurul toplantılarında,
- Gündeminde, sermayenin arttırılması veya azaltılması bulunan genel kurul toplantılarında,
- Gündeminde kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması ile kayıtlı sermaye tavanının arttırılması genel kurul toplantılarında,
- Gündeminde faaliyet konusunun değiştirilmesine ilişkin esas sözleşme değişikliği bulunan genel kurul toplantılarında,
- Gündeminde birleşme, bölünme veya tür değişikliği konuları bulunan genel kurul toplantılarında,
- Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında,
- Yurt dışında yapılacak bütün genel kurul toplantılarında,
- Yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında bakanlık temsilcisi bulundurulması zorunludur.